Le manque de stock est l’un des problèmes les plus courants affectant les chaines d’approvisionnement de la vente au détail. Lorsque des pénuries ont lieu, les produits ne peuvent pas être distribués aux différents revendeurs dans les volumes attendus. Le consommateur final pourrait être frustré et les coûts du produit augmenter. Comment pouvez-vous donc contrôler plus efficacement la quantité totale qui vous est expédiée ? Comment vos partenaires qualité en Asie peuvent-ils vous aider ?
Quelles méthodes utilise-t-on pour contrôler la quantité des marchandises ?
Une inspection examine plusieurs aspects importants d’un produit : la fabrication, les spécifications, la quantité, la fonctionnalité et la sécurité. Malheureusement, les budgets limités ne permettent pas toujours d’examiner tous ces domaines en détail car cela prend un temps considérable et augmente les coûts de l’inspection. Le temps est donc limité et les inspecteurs utilisent des méthodes de contrôle aussi efficaces que possible, en fonction des ressources disponibles.
Comment contrôlons-nous la quantité des marchandises de nos jours ?
En général, un inspecteur qualité compte toutes les unités présentes dans 3 cartons, puis détermine le nombre de cartons dans le lot sans les sortir de la zone de stockage. Le nombre total d’unités présentes dans le lot est déterminé par une simple multiplication. Cette méthode assure un bon compromis entre précision et charge de travail dans la plupart des situations. Mais il existe de meilleures méthodes, en fonction des circonstances.
Compter chaque pièce, une par une
Ce procédé nécessite l’ouverture et le contrôle de chaque carton par l’inspecteur qualité, aidé par les ouvriers du site de production.
Après le comptage, le personnel doit réemballer et sceller les cartons, puis les remettre en ordre dans l’entrepôt. Il existe des méthodes de comptage plus rapides, comme en utilisant des bandes transporteuses pour compter les marchandises avant de les emballer dans leurs cartons d’expédition toutefois, cela implique de vérifier les quantités pendant la production et avant l’emballage. Tout autre méthode que le comptage individuel implique des approximations plutôt que des chiffres exacts. Cependant, cette technique nécessite beaucoup d'espace, ce que la plupart des entrepôts ne peuvent pas offrir. Elle nécessite également un temps et des ressources humaines non-négligeables – à savoir : les ouvriers du site de production, plus le personnel du contrôle qualité, afin de surveiller si le travail est fait correctement.
Poids des unités et du carton
Une autre méthode pour contrôler la quantité des marchandises consiste à contrôler le nombre d’unités dans un carton, puis de déterminer le poids total du carton avec ce contenu.
Les inspecteurs peuvent alors vérifier si le poids de tous les autres cartons est identique. Ce procédé prend également beaucoup de temps, mais bien moins que de contrôler le contenu de chaque carton. L’obstacle majeur de cette méthode est que les entrepôts sont souvent très étroits et que l’espace entre chaque lot est restreint. L’inspecteur qualité doit trouver un espace suffisant pour sortir les cartons de leur emplacement de stockage et les peser un par un. Afin d’y parvenir de manière efficace, il a besoin de la collaboration de plusieurs ouvriers, pendant plusieurs heures. L’hypothèse sous-jacente de cette méthode est que tous les cartons et produits pèsent le même poids, sans exception, il s’agit donc d’une sorte d’approximation.
Prenons un exemple afin de mieux comprendre cette méthode
Vous décidez d’importer 50 000 sacs et vous les faites fabriquer par un de vos fournisseurs en Chine. Au total, il y a 2 500 cartons d’exportation, qui contiennent chacun 20 sacs. Au cours de l’inspection, l’inspecteur qualité va ouvrir un carton, puis il va compter le nombre de pièces et vérifier qu’il y a bien 20 pièces dans le carton. Il va ensuite remettre les 20 sacs dans le carton d’exportation et vérifier le poids brut. Dans ce cas, le poids brut est de 8 kg. Il pendra cette valeur de référence pour vérifier le poids brut des 2 499 autres cartons d’exportation.
Définir le volume interne de chaque carton
Une troisième approche est de mesurer les dimensions et l’épaisseur d’un carton afin de définir son volume interne. Si vous connaissez le volume de l’unité de conditionnement, vous pouvez estimer le nombre d’unités qui devrait se trouver à l’intérieur d’un carton, et multiplier cela par le nombre de paquets afin d’obtenir un total.
Avec cette méthode, vous devez prendre en compte quelques pertes d’espace. Par exemple, un carton n’est pas toujours rempli à 100 % par les unités mais contient également de l’air. Les cartons peuvent avoir des déformations et donc moins de pièces peuvent rentrer à l’intérieur. En fonction du produit, le nombre de pièces peut également varier dans chaque carton. Cette méthode convient davantage aux produits emballés dans des boites car celles-ci garantissent un volume consistant lorsque le processus de conditionnement est identique. Pour les produits comme des jouets en peluche ou des coussins emballés dans des sacs en plastique, il est plus difficile de garantir que le site de production sera en mesure d’emballer les articles de la même façon dans chaque carton.
Prenons un exemple afin de mieux comprendre cette méthode
Vous importez 500 boites à bijoux en bois fournies par votre fabriquant chinois. Le contrôleur qualité va mesurer le volume de vos produits emballés afin de déterminer leur volume. Dans ce cas, chaque boite est conditionnée dans un emballage cadeau mesurant 31 x 21 x 13 cm. Par conséquent, le volume du produit est de 0,0085 m3. Le contrôleur qualité va ensuite mesurer l’intérieur d’un carton d’expédition afin de déterminer son volume interne. Après avoir retiré toutes les marchandises, les mesures sont 43 x 25 x 35 cm. Par conséquent, le volume interne de chaque carton d’exportation est de 0,0376 m3. En divisant le volume du produit avec les volumes internes du carton d’exportation, le contrôleur qualité en conclut que seulement 4 pièces peuvent être emballées dans un carton d’exportation (0,0376 / 0,0085 = 4,42). Après cela, le contrôleur qualité va compter le nombre de cartons prêts. Dans ce cas, il a compté 100 cartons et va donc en conclure le nombre total de pièces finies et emballées : 100 x 4 = 400 pièces. Cela signifie qu’il y a un manque de stock, toutes les marchandises ne sont pas prêtes à être expédiées, car il manque 100 boites à bijoux.
Passer à une méthode plus fiable et plus complexe pour contrôler la quantité des marchandises augmente la probabilité de recevoir 100 % de votre commande. Toutefois, la charge de travail et les coûts augmentent également, et vous devez vous assurer que le contrôle est effectué au bon moment pour obtenir les meilleurs résultats. L’inspection avant embarquement est généralement considérée comme la meilleure solution de contrôle qualité pour vérifier les quantités, la sécurité et la conformité avec vos exigences, mais qui sait ce qui peut se produire une fois l’inspection terminée ? En général, en raison du manque de temps le jour de l’inspection, les entreprises de contrôle qualité tierces ne supervisent pas le réemballage des marchandises inspectées. Vous devez compter sur la bonne volonté du fournisseur et de ses ouvriers afin de tout réemballer après avoir remplacé ou retravaillé les produits défectueux.
Alors, comment pouvez-vous garantir que la quantité totale soit chargée dans le conteneur ?
Comme mentionné précédemment, la procédure de contrôle de la quantité peut être ajustée, afin de vérifier la quantité totale de l’envoi, avec plus ou moins d’approximation. Néanmoins, le moment où ce contrôle est effectué est aussi important que le contrôle en lui-même. Dans l’idéal, il devrait être effectué à la toute dernière « minute » afin de permettre un contrôle et une supervision optimales de l’expédition.
Nous vous recommandons d’envoyer votre entreprise d’inspection tierce pour superviser le chargement du conteneur afin d’éliminer le moindre doute.
En apprendre plus sur le Contrôle du chargement en conteneur.
