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Comment adapter votre procédure de contrôle qualité de meubles pour limiter les risques (Partie 2)

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Dans notre précédent article, nous avons identifié les principaux risques pour le contrôle qualité des meubles dans le cadre d’une fabrication en Asie pendant la haute saison. Nous avons évoqué les défauts courants, les raisons pour lesquelles il y a des retards de production et des problèmes de corruption. Cet article complémentaire a pour objectif de fournir des solutions pour adapter votre procédure de contrôle qualité de meubles, afin de protéger votre chaîne d’approvisionnement et de garantir la satisfaction de vos clients.  

Comment adapter la procédure de contrôle qualité de meubles pendant la haute saison ?

Préparez des spécifications de produit claires

La préparation de spécifications claires est un aspect que nous mentionnons régulièrement sur le Blog de Contrôle Qualité AQF, car il est essentiel. Vous ne pouvez pas décevoir vos clients avec des produits qui ne répondent pas à leurs attentes et vous devez vous assurer que chaque aspect est en conformité avec leurs exigences. Si vous voulez réussir, vous devez travailler sur vos spécifications et les améliorer au fil du temps. De meilleures spécifications aident votre fournisseur à faire un meilleur travail, et permettent également à votre partenaire de contrôle qualité à préparer des protocoles d’inspection aussi appropriés que possible de façon à contrôler le moindre aspect de vos produits.

La peinture peut être testée très facilement. Vous pouvez exiger un protocole de test bien plus rigoureux, nécessitant un plus grand nombre d’échantillons de test sur votre liste de contrôle, ou tout simplement garantir vos résultats en veillant à ce que l’échantillon S-1 pour le test d’adhésion  (ou le test par quadrillage en fonction du produit) soit sélectionné de manière aléatoire, à différents endroits de la zone de stockage de l’entrepôt. Cette procédure diminuera le risque de trouver des problèmes à la réception du produit. Vous pouvez communiquer l’importance de cette méthode à l’entreprise d’inspection tierce en charge de vos contrôles qualité, afin de vous assurer que les échantillons de meubles utilisés pour les tests seront sélectionnés avec attention.

Vous pourriez également demander un test supplémentaire qui est fréquemment utilisé pour les textiles et que l’on appelle « test de frottement ». Ce test pourrait vous aider à vérifier si les couleurs s’en vont en frottant un tissu blanc – d’abord sec, puis humide – sur le meuble. Ce test pourrait nécessiter plus de temps, mais cela est amplement justifié si cela permet de réduire vos risques.

Il est essentiel de donner suffisamment de temps à votre inspecteur de contrôle qualité pour qu’il puisse entièrement assembler plusieurs pièces de votre produit. Toutes les pièces pourraient être présentes, mais si vous ne pouvez pas toutes les assembler correctement, ou que le meuble semble ne pas être en mesure de servir sa fonction, vous allez avoir des ennuis. Vous pourriez renforcer votre procédure d’échantillonnage au niveau d’inspection spécial S-2 pour un contrôle plus strict, mais vous devrez vous assurer que les fondamentaux soient toujours respectés. Les cartons pour l’échantillonnage devraient être sélectionnés de manière aléatoire à partir de différents endroits de l’entrepôt de stockage. Si vous êtes limité dans le temps ou que l’inspecteur de contrôle qualité ne dispose pas du savoir-faire pratique, certains meubles pourraient être montés devant l’inspecteur par un ouvrier de l’usine, au lieu de l’inspecteur lui-même. Si vous ne souhaitez pas que cette situation se produise, vous devriez stipuler dans le protocole d’inspection préparé par votre partenaire de contrôle qualité, que l’inspecteur devrait se charger lui-même d’assembler les meubles, comme tout client sera amené à le faire quand il recevra votre produit.

Enfin, vous devriez vous assurer d’inclure un test de fonction en plus du test d’assemblage. Cela demande à l’inspecteur de simuler la fonction du produit. Par exemple, s’il s’agit d’une chaise, l’inspecteur devra s’asseoir dessus comme vous le feriez à la maison. Augmenter l’échantillonnage pour les tests mentionnés précédemment signifie que l’inspecteur passera plus de temps sur le site de production. Votre service d’inspection pourrait vous coûter plus cher, mais au lieu de n’y voir que les frais supplémentaires, pensez-y comme un investissement qui vous garantira de ne rater aucune vente !

Adaptez votre stratégie de contrôle qualité de meubles et n’hésitez pas à y attribuer une part plus importante de votre budget

Pour réussir dans cette période à risques, vous pourriez avoir besoin d’investir davantage dans le contrôle de la qualité de meubles et essayer d’identifier les problèmes le plus tôt possible. La plupart des problèmes ne sont pas détectables avant la toute fin du processus de production, vous devez donc contrôler vos marchandises avant l’expédition. Néanmoins, un éventuel retard ou des défauts de peinture peuvent être identifiés plus tôt,  en surveillant le processus de production pendant un jour ou deux ou en effectuant une inspection pendant la production sur des produits semi-finis.

Veillez à ce que l’entreprise en charge de vos inspections ait établit un processus attentif de surveillance sur place

Peu de personnes peuvent prétendre n’avoir jamais été confrontées à des problèmes de corruption dans le secteur de la qualité et de la recherche de fournisseurs en Asie. Toutefois, selon la manière dont vous gérez vos ressources humaines, vous pouvez réduire les probabilités que cela se produise. Il est essentiel de gérer efficacement vos équipes, de mettre en place une surveillance et de la formation régulières, et également d’offrir des primes en fonction du rendement. Toutefois, pendant la haute saison, de nombreux fournisseurs sont tentés de corrompre les inspecteurs de contrôle qualité. Afin de vous prémunir contre ce risque, vous devez vous assurer que votre partenaire de contrôle qualité ait prévu des processus appropriés pour limiter le risque autant que possible.

Convenez d’une méthode de paiement plus stricte avec votre fournisseur

La méthode de paiement que vous stipulez est une des manières les plus courantes de faire pression sur votre fournisseur pour qu’il fasse du bon travail. Les fabricants sont essentiellement stimulés par l’aspect financier, et cela est particulièrement vrai pendant la haute saison car ils doivent verser un salaire supplémentaire à leurs employés pour le Nouvel An chinois. Vous devriez donc tirer parti des méthodes de paiement les plus sécurisées, afin de protéger votre chaîne d’approvisionnement et de garantir la satisfaction de l’utilisateur final de votre produit. La lettre de crédit est la méthode la plus appropriée, mais vous pourriez également envisager un paiement après un résultat positif sur le rapport de l’inspection avant embarquement. Vous devrez bien entendu exploiter vos meilleures compétences en négociation pour parvenir à cet accord, étant donné que la plupart des fabricants préfèrent que vous versiez une caution.

Testez vos produits à un stade précoce

Vous pourriez souvent être tenté de ne tester vos produits qu’au stade de l’inspection avant embarquement car vous estimez que le processus de test n’est qu’une simple formalité. Mais en réalité, les choses peuvent être tout à fait différentes et une inspection pourrait vous éviter de payer des amendes aux services des douanes parce que vos marchandises ne respectent pas les normes et les réglementations de leur pays de destination. Essayez de tester vos produits à un stade précoce et incluez des résultat positifs aux tests en laboratoire dans vos conditions de paiement. Cette exigence obligera votre fournisseur à être attentif à votre commande.

Il y a plein d’aspects sur lesquels vous pouvez travailler pour limiter les risques pendant la haute saison. Dans l’idéal, vous devriez travailler sur votre procédure de contrôle qualité de meubles et l’adapter à la situation. Votre partenaire de contrôle qualité devrait pouvoir vous proposer une solution élaborée sur-mesure, en fonction des spécifications de votre produit, de vos exigences en matière de qualité, de délais de commercialisation que vous vous êtes fixés et de votre expérience avec votre fournisseur. N’hésitez pas à nous faire part de vos exigences si vous aviez besoin de conseils !

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Picture of Claire Piccinno, writing for Asian Quality Focus

Claire Piccinno

Après avoir expérimenté des problèmes critiques de qualité en tant que trader en Asie, Claire a décidé de se spécialiser dans le contrôle qualité à partir de 2009. Elle est l'actuelle responsable Marketing d'AQF.

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