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6 façons d’éviter l’interruption des activités d’importation pendant le Nouvel An Chinois

Alors que pour certains l’heure est à la fête, les acheteurs s’approvisionnant en Chine connaissent quant à eux une période stressanteLes interruptions des processus d’approvisionnement des activités d’importation pendant le Nouvel An Chinois sont à l’origine de sérieux maux de tête.  Les sites de production, ainsi que les transitaires, interrompent leurs activités pendant cette longue période de vacances, ce qui signifie que les marchandises ne sont ni fabriquées ni expédiées. Cette année, le Nouvel An Chinois commence le 28 janvier et se termine le 7 février, vous ne pouvez donc pas vous attendre à ce que la production retrouve ses capacités maximales avant le début du mois de mars. Ce décalage s’explique par le fait que les sites de production ont besoin de temps pour que leurs capacités en personnel reviennent à la normale.

En plus des interruptions sur la chaîne d’approvisionnement, les problèmes de qualité sont également amplifiés en raison de la précipitation pour traiter les commandes. Les chances de trouver des produits défectueux ou des expéditions incomplètes sont bien plus grandes à l’approche du Nouvel An Chinois. Parmi les éventuels problèmes rencontrés en cette période, on notera également des pénuries de matières premières, la sous-traitance de la fabrication et des difficultés de communication, car les responsables des sites de production chinois préfèrent ne pas faire de vagues plutôt que de perdre la face.

À l’évidence, l’impact du Nouvel An Chinois sur les activités d’importation est considérable, c’est pourquoi il est plus important que jamais de bien préparer vos commandes et de mettre en place une stratégie de contrôle de la qualité en Chine à cette période.

Voici six façons d’éviter des interruptions de vos activités d’importation pendant le Nouvel An Chinois.

1. Évitez les délais de production serrés

Assurez-vous de confirmer vos commandes bien à l’avance, afin de garantir un temps suffisant pour la production et l’expédition. Si possible, essayez de planifier tout votre premier trimestre à l’avance, afin de ne pas être du tout affecté par le décalage de fabrication après le Nouvel An Chinois. Cela pourrait sembler compliqué, étant donné que les entreprises occidentales se remettent généralement du pic de la saison de Noël, et car de nos jours, il n’est pas forcément facile d’anticiper les ventes d’un trimestre entier. Toutefois, le fait de planifier bien à l’avance est une bonne pratique commerciale que l’on ne peut tout simplement pas ignorer lorsque l’on travaille avec des fournisseurs chinois. Par ailleurs, les sites de production fabriquent généralement les commandes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Plus tôt votre commande sera envoyée, plus vous la recevrez vite et éviterez des interruptions dans vos activités d’importation. Vous réduirez également la probabilité d’être confronté à des pénuries de matières premières et des retards de production pendant le pic précédant et succédant les vacances.

2. Préparez des spécifications de produit claires et détaillées

Bien que toutes vos commandes devraient avoir des spécifications de produit bien définies tout au long de l’année,  cela devient d’autant plus important à l’approche du Nouvel An Chinois. Soyez très attentif à la manière dont vous décrivez vos produits et ce qui constitue un produit final acceptable afin d’éviter toute confusion. Donnez des définitions pour le jargon spécifique au secteur, intégrez des niveaux de tolérance pour les dimensions et le poids et utilisez des références comme le code Pantone pour les instructions de couleur.  Adoptez les meilleures pratiques afin de vous assurer de communiquer les bonnes spécifications à votre fabricant.

Pour en apprendre davantage : Sourcer en Chine plus sûrement, le rôle du cahier des charges

3. Préparez une liste de défauts avec votre propre niveau de tolérance

Il est pratiquement impossible de vous attendre à n’avoir aucun produit défectueux, c’est pour cela qu’il est impératif d’indiquer vos normes de qualité avec précision, ainsi que vos attentes. Indiquez clairement comment vous définissez un défaut majeur, mineur et critique, de sortes que le fournisseur sache ce que vous tolérerez pour chaque type de défaut. Par exemple, vous pourriez considérer une couture ouverte comme un défaut critique, tandis que la plupart des fabricants pourraient trouver cela « normal » et que la plupart des contrôleurs qualité qualifieraient cela seulement comme un défaut majeur. En étant direct dès le départ, vous aidez le fournisseur à savoir où ses efforts devront être concentrés. Cela permet également à la société d’inspection tierce de mieux évaluer la qualité des produits pour vous. Cette préparation facilite en particulier le bon déroulement du processus pendant la période de pic à l’approche du Nouvel An Chinois et augmente vos chances de réussite lors des inspections.

4. Vérifiez le rythme et la qualité pendant la production

Vérifier les marchandises pendant la production est la seule façon de limiter les risques de retard et de garantir la qualité du produit avant le Nouvel Chinois. Cela est très important pour réduire l’impact de l’interruption de la chaîne d’approvisionnement sur vos activités d’importation. Si vous sautez cette étape et attendez l’inspection finale, il y a de fortes chances que les produits ne puissent pas être retravaillés à temps. Alors que dans une situation normale cela retarderait la date de livraison, il est possible que le temps manque pour résoudre le problème avant la fermeture de l’usine pour le Nouvel An Chinois. Vous pourriez alors recevoir une expédition partielle contenant uniquement les meilleurs produits ou bien une expédition complète de produits défectueux. Ces deux scénarios peuvent être évités en choisissant d’inspecter les marchandises lorsque 30% à 50% des marchandises ont été fabriquées.

5. Contrôlez vos marchandises avant l’expédition

L’inspection la plus demandée par les acheteurs s’approvisionnant en Chine est l’inspection avant-embarquement. Cette mesure de contrôle de la qualité avant l’inspection a lieu lorsque 100% des marchandises ont été fabriquées et qu’au moins 80% ont été emballées. L’avantage majeur de cette inspection est qu’elle fournit une opinion neutre quant à la qualité globale d’une commande, en particulier lorsqu’elle est effectuée par une entreprise d’inspection tierce. L’inspection avant-embarquement vous garantit de ne pas avoir de mauvaises surprises lors de l’ouverture des cartons d’exportation à destination. Cela est particulièrement important lorsque les usines ferment pendant plusieurs semaines à l’occasion du Nouvel An Chinois. N’oubliez pas que vous ne pourrez plus contacter vos fournisseurs ou demander de nouvelles productions pendant plusieurs semaines !

6. Définissez des conditions de paiement adaptées

Cette autre condition s’applique également toute l’année mais revêt une importance accrue pendant la haute saison. Les fournisseurs ont besoin de liquidités pendant cette période chargée du Nouvel An Chinois. C’est pendant cette période qu’ils préparent le paiement du treizième mois de leurs employés. Ils exigeront donc davantage de paiements en avance, toutefois, il est crucial pour vous de protéger votre propre activité d’importation. Pour ce faire, il existe plusieurs possibilités. La première, et la plus fiable, est d’utiliser une lettre de crédit pour vos conditions de paiement et de l’associer à un rapport positif d’inspection avant-embarquement. Vous pourriez également demander un rapport positif pour l’inspection pendant la production. L’autre possibilité est d’effectuer un dépôt de 30% et de valider le paiement de la somme restante après avoir reçu un rapport positif de l’inspection avant-embarquement. Cette option vous fait toutefois courir le risque de perdre votre dépôt en cas de fermeture définitive de l’usine.

Le Nouvel An Chinois peut occasionner des perturbations des importations, néanmoins, il est possible de contourner de nombreux problèmes potentiels en matière de qualité et de délais de livraison. Gardez l’œil sur vos recettes en évitant des interruptions de vos processus d’approvisionnement pendant le Nouvel An Chinois. AQF peut vous fournir des services d’inspection pendant toutes les étapes de la production, afin de vous garantir de disposer de la meilleure stratégie de contrôle de la qualité pendant cette période cruciale. N’hésitez pas à nous contacter afin de discuter de vos besoins.

Racontez-nous votre expérience !
Votre entreprise suit-elle les mêmes étapes pendant le Nouvel An Chinois ? Avez-vous d’autres suggestions afin d’éviter les interruptions pendant le Nouvel An Chinois ?

Droits photographiques : iqoncept / 123RF

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