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Gestion de la qualité

Comment rédiger vos spécifications

Pour chaque inspection, une liste des spécifications du produit et des exigences est nécessaire pour vérifier si les produits répondent aux attentes du client. Cette information est l’un des facteurs les plus importants pour une entreprise d’inspection afin de mener à bien leurs différents contrôles.

Les différents organismes chargés de s’assurer de la Qualité de vos importations connaissent déjà les bases pour vérifier chaque produit qu’ils inspectent (pour les plus sérieux en tout cas). Cependant, en plus de ces connaissances, chaque acheteur aura ses propres exigences en fonction des besoins de son client final.

Par exemple, une boîte pour des macarons d’une marque haut de gamme n’aura pas le même niveau d’attentes en termes de qualité que des boîtes de chocolats industriels. Il est très important de transposer ces attentes en des spécifications bien claires, sinon il risque d’y avoir des malentendus entre l’acheteur, l’usine et enfin, la société d’inspection.

Une spécification est un ensemble explicite d’exigences à satisfaire par un matériau, produit ou service. Si un matériau, produit ou service ne parviennent pas à satisfaire à un ou plusieurs des spécifications applicables, il peut être désigné comme étant hors spécification. *

Alors, comment vous assurer que votre cahier des charges va être bien compris, que vos spécifications vont être correctement digérées et réellement représentatives de vos besoins?

Voici quelques règles a toujours garder en tête lors de la phase de rédaction :

  1. Évitez d’utiliser « il » ou « qui », et préciser clairement ce qui est mentionné dans le texte.
  2. Utiliser le mot «doit» pour définir les exigences. Les besoins exprimés par «doit» devront être entièrement et correctement respectées.
  3. Utilisez des phrases courtes et directes.
  4. Lorsque vous avez des dimensions ou des exigences de poids par exemple, ne pas oublier les tolérances (+ / -) et la méthode de mesure.
  5. Pour les spécifications de couleurs, utilisez les standards de couleur comme les références Pantone.
  6. Préciser les conditions dans lesquelles doit répondre au cahier des charges. Sila perte ou le changement de certaines fonctions du produit est acceptable à des températures extrêmes ou en milieu humide, notez-le sur votre cahier des charges.
  7. Définir le jargon et les abréviations utilisés. Indiquez clairement les termes de l’industrie, ajouter une section sur les définitions au début de la spécification.
  8. Pour tous les tests spécifiés, indiquez toujours la norme à laquelle se référer ou décrire clairement les mesures à effectuer (conditions, matériel, précision..)
  9. N’utilisez pas votre échantillon de référence en tant que spécification du produit, celui-ci doit être utilise en support a une liste déjà établie. (Certains clients disent: «Je veux la même chose que l’échantillon approuvé. » Mais attention, ce genre de conditions subjectives peut conduire à de (très) gros malentendus)
  10. Enfin, vérifiez et lisez vos spécifications de manière critique. Imaginez que vous êtes nouveau dans le milieu ou que (d’un point de vue usine), vous cherchez à réduire les coûts en contournant la spécification autant que vous le pouvez.

* Wikipedia

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Habib Rkha

Habib is responsible for making sure AQF’s clients are well looked after in China. Before AQF, he held various positions responsible for Quality in the automotive industry in China and Europe. Born and raised in Morocco, Habib lived in France for 10 years and speaks French, English, Arabic and Chinese. He has a master’s degree in Mechanical Engineering and Industrial Quality from the University of Compiegne (France).

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