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Comment éviter des problèmes de qualité: cahier des charges clair

AQF_How to avoid quality problems - clear product specifications

Comment éviter des problèmes de qualité?
Nous connaissons déjà le role du cahier des charges et l’information qu’il doit contenir. Cependant, pour être efficace, il doit être bien écrit: la clarté est nécessaire. En effet, cela influence fortement la façon dont le fournisseur (et l’inspecteur) comprennent les besoins de l’acheteur.

Comment éviter des problèmes de qualité

De façon générale, l’acheteur doit écrire toutes les spécificités du produit en prétendant qu’il débute dans l’industrie. Il doit aussi considérer l’usine comme une nouvelle venue.

L’acheteur doit garder en tête que le fournisseur pourrait essayer par tous les moyens de couper les angles pour réduire les coûts. Si toutes les spécificités du produit sont bien décrites, l’acheteur réduit la marge de manœuvre du fournisseur.

Astuces utiles pour un cahier des charges clair

Voilà quelques astuces qui permettent de comprendre comment éviter des problèmes de qualité. Elles renforcent les exigences de l’acheteur aux yeux du fournisseur, améliorent la compréhension du produit par le fournisseur, et garantissent un contrôle qualité plus précis.

  • Les mots tels que “it”, “which” ou « be picky » doivent être bannis. Mieux vaut indiquer clairement ce à quoi l’acheteur fait référence (même si il semble se répéter).
  • Le terme “shall” est le plus adapté pour définir ses besoins. Il exprime la nécessité incontestable du respect des caractéristiques indiquées.
  • Les phrases doivent être courtes et directes.
  • Des espaces généreux doivent séparer chaque paragraphe, pour différencier les sections.
  • Chaque industrie a son jargon et ses abréviations, il est nécessaire de les définir (le mieux est d’ajouter une section « définition » au début du cahier des charges).
  • Pour toutes les dimensions ou poids requis, il est important de définir les niveaux de tolérance (+/-) et les méthodes appliqués.
  • Pour définir les couleurs, le mieux est d’utiliser un standard tel que le code Pantone.
  • Il est important de préciser les conditions sous lesquelles le produit doit respecter le cahier des charges. Par exemple: si il est acceptable que la performance du produit soit réduite à une température extrême ou au contact de l’humidité (ce détail fait toujours parti du cahier des charges).
  • Quand des tests spécifiques sont requis, ils doivent être indiqués ainsi que les standards de référence ou la liste des méthodes précises à suivre (matériel, conditions.).
  • L’échantillon doit accompagner le cahier des charge, il sert de complément uniquement. En aucun cas il peut remplace un cahier des charges clair.

Et vous : avez-vous d’autres conseils sur comment éviter des problèmes de qualité ?

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