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Cómo evitar problemas de calidad : especificaciones de producto claras

AQF_How to avoid quality problems - clear product specifications

¿ Cómo evitar problemas de calidad ?
Conocemos ya el rol de la orden de compra y la información que se debe incluir en ella. Sin embargo, para asegurar su eficacia, debe estar bien escrita; la claridad es fundamental ya que tiene mucha influencia en la forma de entender las necesidades del comprador por el proveedor (y el inspector).

Cómo evitar los problemas de calidad

En general, el comprador debe escribir todos los detalles del producto cómo si fuera la primera vez que se iniciara en la industria. También debe considerar a la fábrica como una recién llegada en el sector.

El comprador debe tener en cuenta que el proveedor podría intentar por todos los medios reducir los costos. Si todas las características del producto están bien descritas, el comprador reduce la margen de maniobra del proveedor.

Consejos útiles para especificaciones claras

Estos son algunos consejos para ayudar a entender cómo evitar problemas de calidad. Refuerzan las exigencias del comprador en los ojos de los proveedores, mejoran la comprensión del producto por parte del proveedor, y aseguran un control más preciso de la calidad.

  • Palabras tales como «it» (en español «él» o «ésto»), «which» («lo que») o «be picky» («ser exigente») deberían ser evitadas. Mejor dejar claro a lo que el comprador se refiere (aunque parezca repetirse).
  • El término “shall” («deberá») es el más adecuado para definir necesidades innegables, es decir: las especificaciones se deben respetar y seguir sin excepción.
  • Las frases deben ser cortas y directas.
  • Se debe escribir un párrafo por necesidad y separar cada párrafo con espacios suficientemente grandes para distinguir las distintas secciones.
  • Cada industria tiene sus jerga y abreviaturas, es necesario definirlos (lo mejor es añadir una sección de «definición» al inicio del documento).
  • Para todas las dimensiones o peso requerido, es importante definir los niveles de tolerancia (+ / -) y los métodos aplicados.
  • Para definir el color, lo mejor es utilizar un estándar como el código Pantone.
  • Es importante especificar las condiciones bajo las cuales el producto debe cumplir con las especificaciones. Por ejemplo, si es aceptable un cambio de rendimiento del producto sometido a un calor extremo o a la humedad (estos detalle son siempre parte de las especificaciones).
  • Cuando se requieren pruebas específicas, éstos se deben especificar, así como los patrones de referencia o la lista de los métodos a seguir (condiciones, materiales.).
  • La muestra debe acompañar la carga de licitación, y sirve como complemento solamente. En ningun caso puede remplaza especificaciones de producto claras.

Y usted: ¿cuáles son su consejos para saber cómo evitar problemas de calidad?

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