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Gestión de la calidad

6 consejos para importadores para controlar la calidad a distancia

Como importador, puede ser complicado gestionar la relación con un proveedor de China a miles de kilómetros de distancia, pero eso no quiere decir que el control de calidad tenga que quedar en segundo plano. Es fácil controlar la calidad a distancia. Aquí tiene seis formas de utilizar el control de calidad en China para evitar defectos, retrasos, envíos parciales y otros quebraderos de cabeza.

Descubra cómo los importadores pueden controlar la calidad a distancia

1. Comprenda los diferentes puntos de vista sobre la “calidad”

Todo el mundo tiene un punto de vista diferente en lo que respecta a la calidad y estas diferencias se acentúan aún más cuando empieza a trabajar con proveedores en otros países, especialmente en China. Debido a la gran distancia entre los importadores y los fabricantes, la mayor parte de la comunicación se limita a documentos escritos en inglés enviados a la fábrica, lo que abre la puerta a muchos malentendidos. Esto ocurre, en parte, por la falta de conocimientos lingüísticos: los proveedores chinos suelen contar con equipos de ventas con nociones básicas de inglés, mientras que los obreros de la fábrica ni siquiera lo hablan. Además, los proveedores chinos producen bienes para compradores de todo el mundo, cada uno de ellos con diferentes estándares y regulaciones para cada país de origen en concreto. Por esta razón, debería evitar pedir a sus fabricantes que utilicen el sentido común. El mejor procedimiento para ellos es confiar solamente en los requisitos del importador que hayan sido proporcionados al comienzo de cada trabajo, por lo que es necesario explicar claramente sus expectativas de calidad a los fabricantes chinos.

2. Esté preparado para el precio adecuado

Es posible que el paso más importante al comprar en China sea preparar unas especificaciones del producto muy claras. Estas incluyen las medidas del producto, características, funcionalidades, personalizaciones, embalaje individual, etiquetado, embalaje de envío, etc. Esto se debería hacer tan pronto como solicite precios al importador para asegurarse de que la cifra que recibe es exacta. Además, cuanto más detallada sea su solicitud, mejor podrá alcanzar el proveedor sus necesidades de fabricación. Él puede asegurar el equipo adecuado, los recursos humanos y el plazo necesarios para producir su pedido. No solo eso, proporcionar especificaciones del producto detalladas ayuda a incrementar la calidad de sus bienes. Si el trabajo actual acaba costando al proveedor más que la tarifa que facilitó originalmente, muchos podrían disminuir la calidad de los bienes en lugar de incrementar el precio.

3. Verifique y mantenga un registro de muestras aprobadas

Las muestras aprobadas son un componente vital para controlar la calidad de sus productos, así que cerciórese de que al menos tres muestras forman parte del acuerdo con el proveedor antes de la producción. Puede parecer excesivo, pero pronto entenderá por qué. Cuando obtenga las muestras, preste mucha atención a cada pequeño detalle. Si prefiere un punto de vista profesional, algunas compañías de control de calidad podrán verificarlo también. De cualquier modo, el objetivo es examinar el producto y verificar que cumple cada una de sus especificaciones de producto y requisitos de calidad. Asegúrese de conservar una muestra y devuelva una muestra aprobada a su proveedor, y otra a su inspector de Control de Calidad para controlar la calidad. El proveedor usará la muestra de oro como referencia y la comparará con la producción. Si hay discrepancias, la producción debería ajustarse. La compañía de inspección de terceros la utilizará como referencia para verificar la conformidad de la producción con sus requisitos de producto. ¡Tenga cuidado! Una única muestra aprobada no es suficiente para confirmar que la producción se realizará sin contratiempos, ya que los dos tipos de productos vienen de diferentes lugares. La muestra se crea en una sala de muestras, mientras que los productos finales se crean en la línea de fabricación: está hecha por manos diferentes en condiciones diferentes.

Para saber más: Rol de la muestra aprobada durante una inspección

4. Controlar la calidad durante la producción

Cada proveedor tiene sus propias habilidades de producción, pero también tiene sus limitaciones. Desafortunadamente, estas no siempre se transmiten al importador; de hecho, muchos fabricantes tienen dificultades para decir que no pueden satisfacer una petición concreta, ya sea debido a diferencias culturales, a un débil sistema de gestión de la calidad o a prácticas empresariales cuestionables. La única forma de cerciorarse de que sus instrucciones y requisitos de calidad se entienden claramente y se respetan es verificar los bienes durante el proceso de producción. Para realizar un seguimiento de la calidad de sus bienes durante la producción, puede pedir a su proveedor que le envíe muestras y fotos de los bienes terminados para revisarlas. Pero estas medidas no suelen ser suficientes para confirmar la calidad del producto, y son inútiles para verificar la velocidad de la producción. Un proveedor poco fiable podría usar una cortina de humo para crear la ilusión de que la producción cumple con sus requisitos, cuando la realidad podría ser muy diferente. Colaborar con una compañía de inspección de terceros le facilita contar con un experto in-situ para confirmar la calidad de los bienes y el estado de la producción en su nombre. Este servicio se llama inspección durante la producción y ayuda a limitar los defectos en los bienes de consumo mientras están todavía en producción.

5. Identifique problemas de calidad antes de que sea demasiado tarde

Cuando los bienes se han fabricado y están preparados para el envío, tiene la oportunidad de verificar la conformidad antes de su llegada al destino. Mejor que confiar en las muestras de producción y las fotos de los bienes embalados, tiene varias opciones para controlar la calidad de su pedido en persona. Puede optar por viajar a China para inspeccionar el envío usted mismo. También, puede confiar en una compañía de inspección de terceros para ahorrar tiempo y dinero: este servicio se llama inspección previa al embarque. Aunque está totalmente formado y certificado, el inspector puede seguir los procedimientos de control de calidad que usted le indique, por lo que puede saber que el envío es exactamente como había solicitado antes de su llegada. Una compañía de control de calidad de terceros garantiza un punto de vista neutral y proporciona un par de ojos adicionales para detectar errores u otras señales de alerta. Una vez que una calidad pobre o un envío incompleto llega, usted tiene escasas -o ninguna- opciones para devolver los bienes o conseguir una devolución del dinero.

Descargue un informe de muestra ahora

6. Aproveche la oportunidad de mejorar la calidad futura

Recuerde que los resultados de los controles de calidad previos sobre los bienes son una oportunidad para mejorar, no una razón automática para buscar un nuevo proveedor. De hecho, cada no-conformidad o problema de calidad tiene una solución si se toma el tiempo de comunicarse y negociar. El paso más importante es analizar la raíz del problema con el proveedor e identificar las acciones correctivas a poner en marcha. Esto es, en realidad, parte del proceso contínuo de mejora conocido como el estándar ISO 9001, que utilizan las compañías de inspección de terceros certificadas y la mayoría de los fabricantes profesionales chinos. Cuando mantiene una relación contínua con el proveedor, controlar la calidad es la mejor forma de trabajar mano a mano, mejorar regularmente la calidad de los bienes y la conformidad con los requisitos.

Implementar un plan de control de calidad en China efectivo no tiene por qué ser difícil, incluso aunque viva en la otra parte del mundo. Afortunadamente, tiene un montón de soluciones disponibles para asegurarse de que su producto se fabrica siguiendo sus especificaciones y se envía a tiempo. Comience por preparar su pedido con bastante antelación, con instrucciones claras para su proveedor. A continuación, elija el plan de control de calidad adecuado creando su propio equipo de control de calidad o contratando a una compañía de inspección de terceros. De este modo, minimizará los riesgos empresariales y maximizará su éxito profesional.

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Photo rights: iqoncept / 123RF

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Picture of AQF Operations team, write for Asian Quality Focus

AQF Operations team

Our team consists of supervisors specialized in various types of products. We handle client requests, analyse their instructions & specifications to provide qualitative inspection protocols to the inspectors for high quality reports. With the Quality Control Blog we want to tell stories taken from our daily activity to help the importers in sourcing better and safer. Get to know us!

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